Інформація про відділ

 
Структура відділу документообігу та контролю  апарату  райдержадміністрації 
 
 
Прізвище, ім’я, по-батькові
Посада
Контактний телефон
Вакуленко Лариса Іванівна
Начальник відділу
30-5-84
 
Провідний  документознавець
Мельник Яна Іванівна
 Документознавець І категорії
 30-5-84
 Стадник Марія Іванівна
Діловод
 30-5-84
Смоляр Надія Іванівна
Секретар керівника
30-6-94
 
Поштова адреса: вул.Центральна, 69, смт Драбів, Черкаська обл., 19800
Контактний телефон (04738) 3-05-84
Факс (04738) 3-06-94
Режим роботи: 08:00-17:15, перерва: 13:00-14:00
 
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ документообігу та контролю апарату Драбівської районної державної адміністрації
 
 1. Відділ документообігу та контролю апарату Драбівської районної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Драбівської районної державної адміністрації (далі – апарат райдержадміністрації), який утворюється головою районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрації) з метою забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті відповідно до чинних норм і правил, надання методичної та практичної допомоги в організації роботи щодо ведення діловодства та контролю в структурних підрозділах райдержадміністрації.
 Відділ підпорядковується з питань здійснення контролю голові райдержадміністрації, з інших питань – керівнику апарату райдержадміністрації.
          2. У своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної та районної державних адміністрацій, Положенням про апарат районної державної адміністрації, Регламентом Драбівської районної державної адміністрації (далі – Регламент), Інструкцією з діловодства в  Драбівській районній державній адміністрації (далі – Інструкція), а також цим положенням.
        3. Діяльність відділу здійснюється на основі річного та місячних планів, що затверджуються керівником апарату райдержадміністрації.
         4. Основними завданнями відділу є:
1) встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації;
2) розроблення інструкції з діловодства райдержадміністрації та номенклатури справ апарату райдержадміністрації;
3) забезпечення реєстрації та ведення обліку документів;
4) організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного відділу райдержадміністрації;
5) забезпечення впровадження та контроль дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації вимог інструкції з діловодства, Регламенту райдержадміністрації та національних стандартів;
6) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними системі електронного документообігу АСКОД (далі – СЕД);
7) проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
8) забезпечення опрацювання розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, протоколів засідання колегії райдержадміністрації;
9) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування розпоряджень і доручень голови обласної та районної  державних адміністрацій, а також аналіз причин порушення  строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;
10) інформування голови райдержадміністрації про стан виконання документів;
11) підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;
12) здійснення взаємодії з іншими структурними підрозділами апарату, райдержадміністрації організаційно-технічного (матеріального) забезпечення заходів, що проводяться головою райдержадміністрації та його заступниками;
         5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
       1) організовує діловодство, забезпечує єдиний порядок роботи з документами в  структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації відповідно до чинних норм і правил, забезпечує впровадження вимог Інструкції та надає їм практичну і методичну допомогу з питань ведення діловодства, роботи в СЕД;
          2) здійснює контроль за  виконанням структурними підрозділами, апаратом райдержадміністрації, територіальними органами  центральних
органів  виконавчої  влади та органами місцевого самоврядування   (далі - територіальні органи центральних органів  виконавчої влади  та  органи  місцевого  самоврядування)  актів  та  доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних   органів   виконавчої   влади,  розпоряджень  і доручень голови  (далі -  документи)  та за  станом  роботи  з  реагування  на  запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення  строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення; 
         3) розробляє інструкцію з діловодства апарату райдержадміністрації та складає зведену номенклатуру справ райдержадміністрації;
         4) забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності апарату райдержадміністрації, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян;
         5) здійснює документування діяльності райдержадміністрації, реєстрацію документів, веде їх облік та здійснює контроль за своєчасним проходженням документів в структурних підрозділах, апараті  райдержадміністрації;
          6) забезпечує контроль  за своєчасним надходженням інформаційних та  інших  матеріалів   від   структурних   підрозділів   райдержадміністрації,   територіальних  органів  центральних  органів виконавчої влади та  органів  місцевого  самоврядування  про  стан виконання  документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
          7) готує і завчасно   та   систематично   надає    структурним підрозділам райдержадміністрації,   територіальним    органам центральних   органів   виконавчої   влади  та  органам  місцевого самоврядування  щотижневі  письмові  нагадування-попередження  про закінчення строків виконання документів; 
         8) готує інформаційно-аналітичні   матеріали  для  голови,  його
заступників   та   керівника    апарату    райдержадміністрації  щодо  виконання  документів  та  реагування  на запити  і  звернення  народних  депутатів  України  та  депутатів   місцевих рад;                        
        9) розробляє і  вносить  в  установленому  порядку  пропозиції з
питань удосконалення організації  здійснення  контролю  за  станом
виконавської дисципліни;
       10) забезпечує технічний контроль за строками проходження службових документів в структурних  підрозділах, апараті райдержадміністрації;     
       11) удосконалює форми і методи роботи з документами, забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
     12) засвідчує печаткою відділу копії документів, створених в райдержадміністрації;
        13) вживає заходів щодо  зменшення обсягу службового листування в  структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації;
     14) готує голові райдержадміністрації щомісячно аналіз виконання резолюцій голови райдержадміністрації, необхідної для прийняття управлінських рішень;
        15) здійснює реєстрацію розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації, інших документів і своєчасне розсилання їх копій адресатам;
16) опрацьовує проекти розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації,  рішень районної ради, яке полягає у перевірці правильності написання та оформлення суб’єктами правової ініціативи документа (структура, рубрикація тексту, оформлення додатків, таблиць тощо), у відповідності до  вимог Інструкції та Регламенту, надає допомогу  структурним підрозділам, апарату райдержадміністрації у правильному їх оформленні;
         17) готує проекти  доручень голови райдержадміністрації;
         18) здійснює облік бланків листів, розпоряджень та наказів райдержадміністрації;
         19) забезпечує спільно з відділом організаційної роботи та з питань управління персоналом апарату райдержадміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії райдержадміністрації;
         20) здійснює документування засідань колегії,  нарад  при голові райдержадміністрації;
         21) забезпечує проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату райдержадміністрації  проектів описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
         22) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та передачу в архів;
         23) забезпечує:
         ведення архівної справи в апараті райдержадміністрації;
         контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації;
         ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання до архівного сектору райдержадміністрації відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі - Правила), затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами);
         проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії апарату райдержадміністрації та архівного відділу райдержадміністрації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
        організацію користування архівними документами, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
        підготовлення, передавання документів до архівного сектору райдержадміністрації;
         24) передає в установленому порядку та визначені строки до сектору з питань внутрішньої політики апарату райдержадміністрації інформацію, розпорядником якої він є та яка є відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»  публічною, крім інформації з обмеженим доступом;
         25) надає методичну та практичну допомогу в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, структурним підрозділам райдержадміністрації та виконкомам сільських, селищних рад;
         26) забезпечує виконання заходів щодо запобігання і протидії корупції;
         27) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
         28) забезпечує захист персональних даних;
         29) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників відділу;
        30) виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.
        6. Відділ для здійснення основних завдань має право: 
         1) одержувати необхідну інформацію, а у разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів райдержадміністрації,  територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;
      2) вносити на розгляд голови райдержадміністрації, заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації  проекти розпоряджень, наказів, доручень, програм, заходів, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу;
       3) вивчати стан діловодства та контролю у структурних підрозділах, апараті райдержадміністрації і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами;
     4) повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами;
      5) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками, з питань, що належать до його компетенції;
        6) за погодженням з керівником апарату райдержадміністрації  залучати спеціалістів структурних підрозділів апарату райдержадміністрації  для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань;
        7) за дорученням керівництва райдержадміністрації брати участь у роботі сесій та засіданнях виконкомів селищної та сільських рад;
        8) брати участь у засіданнях колегії райдержадміністрації,  нарадах, що проводяться в структурних підрозділах райдержадміністрації з питань, що входять до компетенції відділу;
        9) організовувати та проводити заняття з працівниками структурних підрозділів, апарату райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.
       7. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в районі, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
8. Відділ  очолює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату райдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу.
         9. Начальник відділу:    
         1) здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на нього завдань;
         2) подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про відділ;
        3) розподіляє посадові обов’язки  між працівниками відділу та подає їх на затвердження керівнику апарату;
        4) вживає заходів щодо удосконалення організації та підвищення ефективності діяльності відділу;
        5) забезпечує дотримання працівниками відділу законодавства України з питань державної служби, запобігання і протидії корупції, правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;
        6) планує роботу відділу, забезпечує виконання річних та місячних планів його роботи, звітує перед  керівником апарату райдержадміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
        7) забезпечує підготовку проектів розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації та інших службових документів з питань, що належать до компетенції відділу;
        8) візує проекти розпоряджень райдержадміністрації, наказів керівника апарату райдержадміністрації, планів, заходів та інших документів, що надаються йому для погодження, несе персональну відповідальність за обґрунтованість  завізованих проектів;
        9) бере участь у засіданнях колегії райдержадміністрації, нарадах, що проводяться посадовими особами, структурними підрозділами райдержадміністрації;
         8) виконує за дорученням керівництва завдання, отримані від органів виконавчої влади вищого рівня, готує керівництву доповідні записки, подає пропозиції з питань, що стосуються діяльності відділу;       
        9)  вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників;
         10) подає керівнику апарату райдержадміністрації  пропозиції щодо призначення на посаду та звільнення з посади у порядку передбаченому законодавством службовців відділу, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
         11) здійснює інші повноваження, визначені законом та  цим Положенням.
10. Граничну чисельність, визначає голова райдержадміністрації у межах відповідних бюджетних призначень, виділених на утримання апарату районної державної адміністрації.
11. Відділ  має власну печатку.